Die E-Rechnung kommt! Das erwartet Unternehmen bei ZUGFeRD und Co.

Klingt komisch, ist aber hilfreich: Das ZUGFeRD-Format

Das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (kurz FeRD), zu dem unter anderem das Bundesministerium für Wirtschaft (BMWi) und die DATEV gehören, hat mit dem ZUGFeRD-Format eine Rechnungsart entwickelt, die sowohl vom Menschen als auch maschinell gelesen werden kann. Somit handelt es sich um ein sogenanntes Hybridformat, das die gängige PDF-Datei mit einem XML-Datensatz kombiniert, dessen Struktur von einem Algorithmus automatisch erfasst wird. Die Abkürzung ZUGFeRD steht dabei für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Forum reagiert damit auf einen EU-Beschluss zur Einführung der E-Rechnungen, der am 27. November 2020 in Kraft tritt. Von der Umstellung betroffen sind alle Dienstleister und Lieferanten, die Auftragnehmer von Bund und Behörden sind. Um Unsicherheiten oder fehlerhafte Rechnungen - und damit Zahlungsverspätungen - zu vermeiden, sollten Unternehmen das Thema also frühzeitig angehen!

Wo soll das hinführen? Die Ziele der Umstellung

Einige werden sich jetzt wahrscheinlich fragen: Und warum das alles? Die Antwort ist dabei recht simpel, nämlich zur Vereinfachung der öffentlichen Verwaltung. Durch die maschinell einlesbaren Rechnungen soll der Aufwand verringert, die Kontrolle verbessert und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit vermindert werden. Staatliche Einrichtungen arbeiten schließlich mit einer Vielzahl an Unternehmen zusammen - was schnell zu einem ganzen Haufen an Belegen führt. Damit diese in Zukunft automatisch geprüft werden können, müssen die Rechnungen nun ab November ein elektronisches Format aufweisen. Allerdings ist eine Umstellung auf ZUGFeRD-Belege dabei nicht die einzige Möglichkeit. Auch Edi-Formate und X-Rechnungen erfüllen die Anforderungen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Nicht alle Rechnungsarten sind miteinander kompatibel! Das Edi-Format beispielsweise erfordert eine Vereinbarung von Absender und Empfänger. Anders beim ZUGFeRD: Hier wird keine spezielle Hard- oder Software benötigt und es ist unabhängig von den EDV-Systemen der beiden Parteien.

Nicht zögern, machen - und auf Unterstützung setzen

Was die neuen Formate an Informationen beinhalten müssen, ist natürlich nicht willkürlich. Die Struktur der E-Rechnungen richtet sich nach den gesetzlichen Pflichtangaben. Dazu gehören Name, Adresse und Steuernummer des Rechnungsstellers, sowie das Datum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Eine vollständige Liste findet sich online. Diese sollte auch unbedingt Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Denn fehlerhafte Belege führen schlimmstenfalls dazu, dass der Vorsteuerabzug oder die komplette Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt wird - das sorgt spätestens bei der nächsten Steuererklärung für Ärger! Um vorab bestens gerüstet zu sein können Unternehmen sich auch Unterstützung durch einen Steuerberater oder ein professionelles Buchhaltungsprogramm holen. Letztere verfügen im besten Fall schon jetzt über entsprechende Funktionen zum Erstellen einer E-Rechnung, sodass Firmen lediglich ein paar wenige Arbeitsschritte für die Umstellung benötigen. Das spart Zeit, Stress und im Zweifel Geld!

Fazit: Digitalisierung geht auch entspannt!

Sicherlich wird es in den ersten Wochen und Monaten nach der Umstellung zur E-Rechnung hier und da noch zu Komplikationen kommen. Fakt ist aber, dass das neue Rechnungsformat kein Hexenwerk ist (und auch schon heute vielerorts benutzt wird). Wichtig ist nun, sich frühzeitig zu informieren, welche Möglichkeiten es gibt, sich anschließend für ein Format zu entscheiden und dieses gegebenenfalls mit den Kunden abzustimmen. Wer schon jetzt ein Rechnungsprogramm nutzt, hakt am besten direkt beim Anbieter nach, welche E-Rechnungsart unterstützt wird und wie die Umstellung erfolgt. Denn einmal eingestellt, erfolgt die Rechnungsstellung für wiederkehrende Aufträge meist automatisiert - so hält sich der Aufwand doch in Grenzen!

Über den Autor

Paul-Alexander Thies - Geschäftsführer von Billomat und Startup-Experte

Ganz gleich ob Gründer, Startup oder Freelancer, als Geschäftsführer des webbasierten Buchhaltungsprogramms Billomat möchte Paul-Alexander Thies das Thema Buchhaltung so einfach wie möglich gestalten. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen.

Heute blickt der Startup-Experte auf über zehn Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.

Über Billomat

Billomat ist ein webbasiertes Buchhaltungsprogramm, mit dem Kunden ihre Buchhaltung von überall schnell, sicher und effektiv erledigen können. Mithilfe der mobilen App und der SSL-verschlüsselten Cloud-Technologie können Rechnungen und Mahnungen bequem von unterwegs verwaltet werden. Das Ziel von Billomat ist es, Buchhaltung für Startups, Unternehmen und Selbständige so leicht wie möglich zu gestalten, damit die Nutzer mehr Raum für die wichtigeren Seiten des Geschäftslebens haben. Billomat ist zudem einer von zwei Anbietern für Cloud-Buchhaltung in Deutschland der nach der Norm IDW PS 880 zertifiziert und somit GoBD-konform ist!

Das Fintech-Unternehmen mit Sitz in Nürnberg arbeitet seit 2016 mit einem Team aus 45 Online- und Software-Experten an dem Buchhaltungstool. Geschäftsführer ist Paul-Alexander Thies, der ehemals für payleven, Travador.com und Groupon tätig war.

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