Schutz vor Cyberangriffen im Homeoffice - Die größten Herausforderungen des mobilen Arbeitens und wie man sie überwindet

Da die Regierungen Roadmaps zu den derzeitigen und zu erwartenden Beschränkungen nur Stück für Stück präsentieren, müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie mit dem Übergang zu wiedereröffneten Büros und Produktionsstätten umgehen werden, denn die gewohnten Arbeitsmuster haben sich durch die Pandemie grundlegend verändert.

Flexibilität als New Work

Ursprünglich für viele Arbeitgeber ein No-Go, hat sich das mobile und flexible Arbeiten in den letzten Monaten mehr und mehr zum Standard entwickelt – und bewährt. Auf Begeisterung stößt das Arbeitsmodell zunehmend auch bei jenen Mitarbeitern, die sich bislang vielleicht nicht vorstellen konnten, längerfristig von zuhause aus zu arbeiten. Arbeitnehmer sind heute der Meinung, dass der Übergang zur Heimarbeit eher eine langfristige als eine vorübergehende Veränderung sein wird. Tatsächlich hat ein kürzlich veröffentlichter Gartner-Bericht ergeben, dass 74% der Führungskräfte von Unternehmen planen, ihre bisher vor Ort beschäftigten Mitarbeiter nach einer Pandemie dauerhaft an entfernte Arbeitsplätze zu versetzen. Glücklicherweise stellen heutzutage digitale Technologien auch sicher, dass die Menschen die meisten regulären Aufgaben auch im Homeoffice fortsetzen können.

Allerdings ist ein Arbeiten an entfernten Standorten mit einigen Herausforderungen verbunden. Eine Studie der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen ergab, dass Mitarbeiter zwar produktiver sind, wenn sie außerhalb der Büroumgebung arbeiten, dass sie aber auch anfälliger für längere Arbeitszeiten, Störungen am Arbeitsplatz und in einigen Fällen auch für größeren Stress sind. Angesichts der Tatsache, dass das Arbeiten außerhalb des Büros bestehen bleibt, müssen Unternehmen diese Herausforderungen berücksichtigen und Maßnahmen zu ihrer Bewältigung ergreifen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter weiterhin sicher und produktiv arbeiten können.

Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben

Um Überlastung zu vermeiden, können Unternehmen die Mitarbeiter dazu ermutigen, Pausen einzulegen und klare Start- und Dienstschluss-Zeiten für die Arbeit festzulegen. Wenn sie beispielsweise in ihren Kalendern Erinnerungen an Pausen setzen oder Termine für das Ende des Tages planen, stellen sie sicher, dass sie einer ausgewogenen Work-Life-Balance Vorrang einräumen. Es ist auch wichtig, eine physische Grenze zwischen Wohn- und Arbeitsraum zu schaffen. Dazu kann gehören, dass sie jeden Abend die Tür zu dem ihnen zugewiesenen Büro schließen oder einfach ihren Laptop außer Sichtweite stellen, um die Versuchung zu begrenzen, sich wieder anzumelden, um eine Aufgabe zu erledigen. So steht dem ausgeglichenen Arbeiten im Homeoffice nichts im Wege.

Allerdings gehen mit dem bequemen Remote-Arbeiten auch unkalkulierbare Risiken einher, vor allem mit Blick auf Cybersicherheitsbedrohungen. Cyber-Hacker sind nach wie vor oder gerade jetzt auf der Suche nach Netzwerk-Schwachstellen und Möglichkeiten, um wertvolle Daten auszuspähen und abzugreifen. Das gefährdet nicht nur die Privatsphäre der Mitarbeiter, sondern könnte auch zu Sicherheitsverletzungen des Unternehmens führen.

Viele Mitarbeiter sind heute mit wenigen Klicks in der Lage, von zuhause aus, wo sie ihr WLAN sichern können, auf das Firmennetzwerk zuzugreifen. Andere wiederum sind eventuell darauf angewiesen, ungesicherte öffentliche WLAN-Netzwerke oder Zugangspunkte per Mobil-Hotspot zu nutzen. Das birgt die Gefahr, das Netzwerk zu durchbrechen, den Internetverkehr zu verfolgen und möglicherweise vertrauliche Daten zu sammeln.

In diesem Zusammenhang ist es enorm wichtig für Unternehmen, die die „Bring-your-own-Device“-Mentalität leben, eben solche persönliche Homeoffice-Geräte zu berücksichtigen, Privaten Notebooks, Smartphones, Tablets etc. fehlt oft Sicherheitstools, wie sie in Unternehmens-Computern integriert sind. Das wiederum erhöht das Risiko, dass Malware ihren Weg auf diese Geräte findet und zu Informations-Diebstahl oder Datenlecks führt.

Gerade jetzt spielen Cyber-Kriminelle mit Themen wie Corona und Home-Office, um ihren Phishing-Betrug und Hacking-Kampagnen zu starten. Sie nutzen die Angst und die Sorge vor jeglichen Bedrohungen und Störungen am Arbeitsplatz, indem sie genau diese kriminell zum Einsatz bringen. Der Zeitplan bis zur vollständigen Normalität – wenn es diese überhaupt nochmal geben wird – ist noch völlig unklar. Das bedeutet, dass Organisationen und Mitarbeiter weiterhin Strategien verfolgen müssen, die ihnen zuverlässig dabei helfen, im Homeoffice sicher und produktiv zu arbeiten.

Implementieren von Firewalls und Antivirensoftware

Um zu verhindern, dass Bedrohungen in das Netzwerk gelangen, sollten Unternehmen den Auf- bzw. Ausbau von Firewalls in Betracht ziehen. Diese bilden die Barriere zwischen den angeschlossenen Geräten im Netzwerk und dem Internet mittels in sich geschlossenen Kommunikations-Tunneln. Das Gerät eines Mitarbeiters verfügt in der Regel über eine integrierte Firewall, die aktiviert sein muss, wenn im Homeoffice gearbeitet wird. Für zusätzlichen Schutz stehen obendrein Firewalls von Drittanbietern zur Verfügung. Unternehmen können zudem Antivirensoftware als nächste Abwehrmaßnahme installieren, da die gängigsten Versionen jede bekannte Malware innerhalb des Computersystems eines Mitarbeiters erkennt und entfernt. Solch eine Software beseitigt nicht nur das Virus, sondern verhindert auch, dass potenzielle Bedrohungen in Zukunft die Geräte der Mitarbeiter infizieren. Voraussetzung dafür ist eine stets aktuelle Version der Software.

Aktualisieren von Geräten und Daten-Back-Ups

Für die meisten Anwender sind Updates für Gerätesoftware zeitaufwändig oder ermüdend, aber sie sind gleichermaßen wichtig, wenn Mitarbeiter „aus der Ferne“ arbeiten. Solche Updates enthalten tagesaktuelle Patches für Sicherheitslücken, die seit der Installation der letzten Version der Software entdeckt wurden. Bei der Arbeit im Homeoffice sollten Mitarbeiter außerdem sicherstellen, dass ihre Daten per Backup gesichert werden. In aller Regel gehen Daten nämlich aufgrund menschlichen Versagens, Hardwarefehlern oder Cyberangriffen verloren. Entscheidend ist, dass sie entweder in der Cloud oder auf einem externen Gerät gespeichert werden. Dieses Vorgehen gewährleistet die Datensicherheit und unterstützt darüber hinaus eine produktive Arbeitsweise.

Verwaltung des Zugriffs auf Unternehmenssysteme

Unternehmen sollten darüber hinaus auch Virtual Private Networks (VPNs) verwenden, um Remotemitarbeitern den sicheren Zugriff auf IT-Ressourcen zu ermöglichen, einschließlich E-Mail- oder Dateidienste. VPNs stellen eine verschlüsselte Netzwerkverbindung her, die den Benutzer oder die angeschlossenen Geräte authentifiziert und all die Daten sichert, die zwischen dem Mitarbeiter zuhause und dem Unternehmen übertragen werden. Neben der Erhöhung der Sicherheit ermöglichen VPNs auch eine bessere Leistung und Effizienz des Netzwerks. Wenn das Unternehmen bereits VPN verwendet, muss überprüft werden, ob es auf dem aktuellen Stand – also gepatcht ist. Aufgrund der erhöhten Anzahl von Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, kann dies unter Umständen zusätzliche Lizenzen oder Bandbreite erfordern.

Sichern von Wechselmedien

Noch oft gebräuchliche USB-Dongles, etwa im Steuerverwaltungs- oder Musik- bzw. CAD-Softwareumfeld, können leicht verlegt oder bei Mitarbeitern verloren gehen. Dies ist spätestens dann ein großes Problem, wenn sie wertvolle und sensible Daten enthalten. Mitunter werden solche Dongles zwischen Kollegen geteilt, was es schwieriger macht, zu verfolgen, was sie enthalten, wo sie sich befinden und wer sie gegenwärtig benutzt oder benutzt hat. Dongleserver schaffen hierbei Ordnung, denn sie ermöglichen USB-Geräten, über ein Netzwerk verfügbar zu sein. Dies bedeutet, dass kopiergeschützte Software wie gewohnt verwendet werden kann, Benutzer jedoch die Lizenz-Dongles nicht physikalisch anbinden müssen. Dadurch wird das Risiko von Datenschutzverletzungen und Angriffen auf das Netzwerk der Organisation minimiert.

Wenn ein “Remote-Mitarbeiter“ einen langsamen Laptop hat, keinen Zugriff auf die Software hat, die er für seine Arbeit benötigt, und nicht genügend Hardware zur Verfügung hat, um produktiv arbeiten zu können, ist er zum Scheitern verurteilt. Unternehmensleiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ihre Teams mit den erforderlichen Tools ausgestattet sind. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, die auf absehbare Zeit von zu Hause aus arbeiten, da die Produktivität von einer zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Ausrüstung abhängt. Unternehmen sollten ein gewisses Budget für die Werkzeuge vorsehen, die entfernt arbeitende Mitarbeiter benötigen, und sicherstellen, dass der ihnen zugewiesene Arbeitsbereich voll funktionsfähig und effizient ist. Die Bereitstellung eines geeigneten Computers, der mit einem Laptop, einem Desktop-Monitor und zusätzlicher IT-Unterstützung ausgestattet ist, trägt langfristig zur Steigerung der Produktivität bei und gibt ihnen das Gefühl, von ihrem Arbeitgeber geschätzt zu werden.